Istnieje kilka miejsc, w których można umieszczać notatki, aby być na bieżąco i w razie potrzeby powiadamiać gości. Niektóre z nich są dostępne dla gości, a inne służą wyłącznie celom Twojej firmy. Oto ich lista:
- Notatki potwierdzenia rezerwacji (Reservation confirmation notes): są to ogólne notatki wysyłane do gości w potwierdzeniu rezerwacji oraz wiadomościach e-mail z przypomnieniem (jeśli masz je włączone). Bedą one miały nagłówek "Wiadomość od [nazwa firmy]" i są też odpowiednie do notowania uwag ogólnych np. "Prosimy o przyjście 10 minut wcześniej."
- Arkusze notatek (Sheet notes): są to notatki dotyczące określonego arkusza, a także są wysyłane do gości w potwierdzeniu rezerwacji i wiadomościach e-mail z przypomnieniem (jeśli zdecydujesz się włączyć arkusze notatek w Zaawansowanych ustawieniach arkusza (Advanced Sheet Settings)). Bedą one miały nagłówek "Należy pamietać" ("Please note") i są też odpowiednie do tworzenia konkretnych notatek dla zmiany np. "Specjalna oferta lunch'owa - zapytaj o szczegóły osobę obsługującą" ("Lunch specials are available, your server can provide more info.")
- Notatki dotyczące konkretnej rezerwacji (Reservation notes on a specific reservation): Są to notatki, które możesz umieścić dla konkretnej rezerwacji podczas jej tworzenia lub edycji (create it or edit it). Nie są one dostępne dla gości i służą wyłącznie celom firmy np. "Kolacja z okazji rocznicy - pamiętaj, aby złożyć życzenia".
- Notatki przed dokonaniem rezerwacji (Pre-Booking notes): te notatki mogą zostać włączone w rezerwacji, kiedy rezerwacje online są aktywne (activate online reservations). Są one publicznie dostępne i widoczne dla potencjalnych klientów w widget'cie oraz w witrynie rezerwacji. Są przydatne w celu przypomnień np. "Patio jest dostępne" ("Patio Seating is available!").
- Notatki dotyczące zmiany (Shift notes): To są notatki dla personelu, które można dodać dla dowolnej zmiany po kliknięciu na "Notatki dotyczące zmiany" (Shift Notes) na karcie "Piętro" (Floor), "Rezerwuj" (Book) lub "Siatka" (Grid). Jeżeli notatki dotyczą zmiany to na czerwono będzie podświetlony przycisk i po jego naciśnięciu personel będzie mógł dowiedzieć się więcej.
Warto również zaznaczyć, że podobna funkcja, znaczniki gości i znaczniki rezerwacji (guest tags and reservations tags), nie są pokazywane gościom - tagi są prywatne (w celach biznesowych).